Nieuws & blogs

Ontdek waarom kantoren niet meer zonder kunnen: de combinatie PrintToCClaw en CCdms

“Waar is PrintToCClaw?” was de reactie van een kantoor toen, na een migratie, de 'PrintToCClaw'-functie niet direct benaderbaar was. Uiteraard was deze binnen een mum van tijd weer beschikbaar, maar wat maakt deze ogenschijnlijk kleine functie zo groot in de dagelijkse praktijk van een advocatenkantoor?

Nancy van Doren: “In de praktijk zijn er voldoende kantoren die documenten printen, vervolgens scannen en dan pas toevoegen aan het dossier. Mega omslachtig, en deze extra stappen worden met deze functie weggenomen.”

Dat geldt volgens Nancy ook voor bijvoorbeeld het opslaan van een webpagina die je hebt bezocht. Deze pagina kun je met deze functie eenvoudig in het juiste dossier opslaan. Mits, zo stelt Nancy, kantoren gebruikmaken van het DMS van Clip Consultants: CCdms. Het voordeel hiervan, inclusief de combinatie met PrintToCClaw, legt Nancy hieronder uit.

Documentbeheer met CCdms

Kantoren worden dagelijks overspoeld met informatie. E-mails, telefoongesprekken en documenten komen van alle kanten. De noodzaak van een efficiënt systeem om deze stroom te beheren is cruciaal.

“CCdms zorgt ervoor dat alle informatie met betrekking tot een zaak wordt opgeslagen op één centrale locatie. Deze aanpak zorgt ervoor dat gebruikers snel documenten inzien, delen en bewerken. Dit bespaart waardevolle tijd.”

Door gebruik te maken van de functie 'Volledige Tekst Zoeken' vinden advocaten snel specifieke documenten met minimale zoekcriteria. Of het nu gaat om een Word-, Excel- of PDF-bestand, het gewenste document is direct beschikbaar.

“Gebruikers kunnen vaarwel zeggen tegen verwarring over versies. De versiebeheerfunctie van CCdms zorgt ervoor dat wijzigingen worden bijgehouden, zodat gebruikers de documentstatus en geschiedenis direct kunnen inzien.”

Snelle toegang tot de juiste informatie voorkomt vertragingen en fouten in het juridische werk, wat uiteindelijk tijd en geld bespaart.

PrintToCClaw: praktische toevoeging aan CCdms

CCdms wordt nog krachtiger door de integratie met PrintToCClaw, een slimme toevoeging die is ontworpen om een digitaal juridisch werkproces te stroomlijnen.

Nancy: “Voor advocaten is het van belang om hun dossiers zo volledig mogelijk te houden. PrintToCClaw maakt dit proces eenvoudiger door het aantal handelingen te verminderen dat nodig is om externe informatie te digitaliseren en aan een dossier toe te voegen.”

PrintToCClaw stelt gebruikers in staat om vrijwel alle digitale informatie op hun scherm naar een PDF-bestand te 'printen'. Deze wordt vervolgens rechtstreeks aan het bijbehorende digitale dossier toegevoegd. Denk hierbij aan overzichten gegenereerd vanuit CClaw, juridische informatie gevonden op internet en andere PDF-bestanden.

“Een bijkomend voordeel is dat de installatie van PrintToCClaw eenvoudig is. U voegt het toe als een extra printer op de computer, waarna de functionaliteit wordt geactiveerd. Ons team kan dit installatieproces zelfs op afstand voor u regelen.”

Exclusief voor CCdms-gebruikers

PrintToCClaw is volledig geïntegreerd met CCdms. Hierdoor werkt deze add-on alleen als u al gebruikmaakt van CCdms. Door deze combinatie wordt uw documentbeheer nog efficiënter.

Nancy somt nog een paar voordelen van CCdms op: zo biedt de applicatie meer dan alleen documentbeheer. De volledige integratie met Microsoft Office producten maakt alle digitale bestanden direct beschikbaar vanuit Outlook en Word. Automatisch tijdschrijven op deze documenten zorgt voor een nauwkeurige urenadministratie.

In combinatie bieden CCdms en PrintToCClaw een krachtige oplossing voor advocatenkantoren die streven naar snelheid van werken en volledigheid in hun documentbeheer. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over hoe deze modules uw juridische praktijk kunnen versterken.